Conditions Générales de Vente

Effectives à compter du 01 décembre 2022

Les présentes conditions générales de vente ont pour objet de définir les droits et obligations des parties dans le cadre de la prestation de services proposée par Adonix Event.

Article 1 : Objet

Les conditions générales de ventes décrites ci-après détaillent les droits et obligations entre d’une part l’entreprise Adonix Event, (la « Société / L’organisateur »), vendant les services définis ciaprès, et d’autre part la personne physique ou morale, dénommée « le Client », achetant un ou plusieurs de ces services par l’intermédiaire d’un contrat tel que défini à l’article 2 des présentes. Les prestations d’Adonix Event s’adressent aux particuliers et aux professionnels. Ces services sont soumis aux présentes conditions générales. Les services proposés par la Société sont les suivants : L’organisation et/ou la gestion totale ou partielle de prestations à caractère événementiel, tels que séminaires, inaugurations, anniversaires, mariages, garden party, soirées d’entreprise, conférences, concerts, événements live, et toute opération de communication événementielle et marketing ; La mise en place et l’exploitation de matériel événementiel (système son, éclairage, écran, etc.) et/ou d’animations (artistes, Disques Jockey, etc.) ; La création et/ou mise en place et/ou location de décors événementiels thématiques ou de stands d’exposition marketing ; L’audit, le conseil et l’installation de matériels de sonorisation, de mise en lumière, de gestion et/ou captation et/ou diffusion vidéo ; La gestion et/ou mise en place de prestations annexes (location de matériel, captation photo et/ou vidéo, technique, signalétique, personnel, etc.) ; La réalisation, l’hébergement et la publication sur internet, de contenus multimédias à des fins de communication et marketing

Article 2 : Contrat

Le devis, complété des présentes conditions générales de vente, constitue une proposition de contrat pour lequel le Client, ou son éventuel mandataire pour lui-même, déclare expressément disposer du pouvoir, de l’autorité et de la capacité nécessaires à sa conclusion et à l’exécution des obligations lui incombant. De convention expresse entre le Client et la Société, l’acte d’envoi du seul devis signé ou bon de commande vaut de sa part acceptation des termes du contrat et notamment des présentes conditions générales de vente. Pour certains événements, Adonix Event pourra également imposer les conditions générales de ses partenaires qui devront également être appliquées. Adonix Event enverra dans ce cas au client le détail de ces conditions en complément du devis. La Société se réserve le droit d’annuler ou de refuser toute commande d’un client avec lequel il existerait un litige relatif à une prestation précédente.

Article 3 : Obligation de l’entreprise

La Société a obligation de mettre en œuvre tous les moyens qu’elle juge nécessaires et suffisants pour satisfaire ses clients, dans la limite des services contractualisés avec obligation de moyens définis à l’article 1 des présentes. De convention expresse entre le Client et la Société, dans le cadre de l’organisation d’un événement, il est convenu que la Société effectue les réservations fermes avec son ou ses prestataires qu’après réception et encaissement effectif du premier acompte ou de l’acompte unique tels que définis à l’article 5 des présentes. En cas d’indisponibilité, pour la date souhaitée, du ou des prestataires prévus consécutivement au délai séparant la réalisation du devis de l’encaissement de l’acompte, la Société fera son possible pour proposer au Client un ou plusieurs prestataires équivalents ou similaires pour les services contractualisés. Cette nouvelle proposition de Adonix Event n’engage en aucun cas le Client qui est libre de l’accepter ou non. En cas d’acceptation de la nouvelle proposition par le Client, la relation entre la Société et le Client se poursuit dans les conditions stipulées aux présentes et sans modification du contrat initial. En cas de refus de la nouvelle proposition, le ou les acomptes sont remboursés au Client dans les 90 jours, à compter de la réception par la Société du refus écrit de ladite proposition. La Société s’engage à fournir une prestation de qualité conforme aux attentes du client. En cas de non-conformité de la prestation fournie, Adonix Event s’engage à prendre en charge les frais de remise en état.

Article 4 : Obligations du client

Le Client s’engage à ne pas dissimuler d’éléments liés à l’évènement, à l’Organisateur ou à ses partenaires, dissimulation qui serait de nature à retarder, entraver, contrarier, désorganiser le projet ou sa réalisation. Le Client fera en sorte de faciliter l’accès aux informations dont l’Organisateur aurait besoin. Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) intervenant(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avérerait nécessaire avant le parfait règlement de l’intégralité des sommes dues. Le Client s’engage à ne pas intervenir directement, avant, pendant et après l’événement, auprès des fournisseurs, sous- traitants, personnels et collaborateurs de l’Organisateur. Si après une éventuelle dénonciation du contrat le Client venait à réaliser ou faire réaliser l’événement qui aurait été défini initialement par Adonix Event, une somme égale à 50% de tous les projets devisés et plagiés serait due à Adonix Event.

Article 5 : Paiement

Les tarifs des services vendus sont ceux en vigueur le jour de l’envoi du devis au client. Ils sont libellés en euros et calculés hors taxes. La TVA n’étant pas applicable, comme spécifié par l’article 293B du CGI, le prix de vente toutes taxes comprises ne tient donc pas compte de la TVA. En cas de réponse supérieure à 15 jours après l’envoi du devis, Adonix Event s’accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment si cela est justifié. Ils seront applicables à toute nouvelle proposition ou à tout avenant de contrat émis postérieurement à ce délai. Le paiement de la prestation et/ou acomptes s’effectuent, en liquide, par chèque, par virement bancaire ou via la plateforme en ligne PayPal. Les factures d’acompte doivent être réglées sous 30 jours suivant la signature du devis. Dans le cas où le devis est signé moins de 30 jours avant la prestation le paiement de l’acompte doit être effectué au plus tard 48H avant la prestation. Le solde sera versé dans les 15 jours qui suivent l’émission des factures, après la prestation. Le Client sera responsable du paiement de toutes dépenses non liées au contrat (frais liés au vol, remplacement ou détérioration du matériel…) encourues par lui ou par ses invités.

5.1 Prestation incluant de l’hébergement et/ou de la location de véhicule de transport et/ou du transport

La réservation est confirmée à réception de 50% du montant total de la manifestation. Un complément de 25% sera exigé 30 jours avant la date de la prestation. Lorsque la signature du contrat intervient à 30 jours ou moins du début de la prestation, les deux acomptes sont remplacés par un acompte unique de 75% du montant total. A la fin de la prestation, en cas de surcoût, Adonix Event calculera le prix effectivement dû et enverra une facture au Client mentionnant ce supplément en plus du prix de base. Le Client devra payer le solde des sommes dues (après avoir pris en compte les paiements anticipés et les acomptes versés) à réception de la facture. Exception : Selon le prestataire hébergement et/ou de la restauration et/ou transport, il est possible que ses conditions générales de vente imposent une facturation globale 100% avant l’événement. Dans ce cas, le client sera informé au préalable de ces conditions spécifiques pour être acceptées et procéder aux règlements nécessaires de la facture.

5.2 Prestations annexes

La réservation est confirmée à la réception de 30% du montant total de la prestation. Le solde sera versé dans les 15 jours qui suivent l’émission des factures, après la prestation. A défaut de versement du premier acompte ou de l’acompte unique, la Société ne garantit pas la disponibilité des prestations et/ou intervenants avec lesquels le devis a été chiffré. A la fin de la prestation, en cas de surcoût, Adonix Event calculera le prix effectivement dû et enverra une facture au Client mentionnant ce supplément en plus du prix de base. Le Client devra payer le solde des sommes dues (après avoir pris en compte les paiements anticipés et les acomptes versés) à réception de la facture.

5.3 Pénalités de retard

En cas de défaut de paiement total ou partiel des services ou produits facturés, le client doit verser à la Société une pénalité de retard égale à une fois et demie le taux d’intérêt légal en vigueur (10 points depuis 2019) au jour de la facturation des services. En application de l’article D.441-5 du Code de commerce, en cas de retard de paiement, le débiteur sera redevable, à l’égard de son créancier, outre des pénalités de retard, déjà prévues par la loi, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. À défaut de tout paiement du prix à son échéance, la Société pourra de plein droit résilier la vente après une mise en demeure restée sans effet, sans préjudice de tous dommages-intérêts susceptibles d’être demandés par le Vendeur.

Article 6 : Modification du fait du client

Toute modification de date et/ou parcours entraîne une nouvelle négociation et une indemnité forfaitaire de 50€, facturé immédiatement. Si dans les 30 jours qui précèdent le début de l’événement le Client souhaite modifier le nombre ou type de prestations et de produit, ou la durée de l’événement prévu(e) initialement sur le contrat, Adonix Event fera son possible pour fournir les services nécessaires en fonction de ces modifications et pourra augmenter ses coûts en conséquence. Adonix Event ne sera pas responsable s’il ne peut fournir ces services supplémentaires. Toute modifications ne sera effective que par confirmation écrite de la Société.

6.1 Prestation incluant de l’hébergement et/ou location d’un véhicule de transport et/ou prestations annexes

Après signature du devis, les frais engendrés par toutes modifications de date et/ou de parcours à la demande du Client et nécessitant une modification du contrat de d’hébergement ou de location sont à la charge du Client et serons facturés à la fin de la prestation tel que mentionné dans l’article 5.1.

Article 7 : Modification du fait de l’organisateur

Adonix Event s’efforce de tout faire pour le bon déroulement de la prestation du Client, sans toutefois qu’il puisse être tenu pour responsable des cas fortuits, des causes de force majeure ou du fait de tiers. Cependant, même dans ces dernières hypothèses, Adonix Event s’efforcera de rechercher des solutions propres à surmonter toute difficulté apparue. Si avant la date de début de la prestation celui-ci est modifié sur un élément essentiel du contrat, le client peut dans un délai de 7 jours après en avoir été averti : Soit annuler le contrat (par courrier ou email uniquement), auquel cas il obtiendra le remboursement immédiat de toutes les sommes versées ; Soit accepter la modification qui lui est proposée. Dans ce cas, un devis modifié lui sera adressé par courrier électronique lui sera adressé lui précisant les modifications, la diminution ou l’augmentation du prix. Le client ne pourra prétendre à aucune indemnité si la modification de la prestation est imposée par un cas de force majeure ou des raisons liées à la sécurité des participants. De plus, Adonix Event ne saurait être confondu avec ses prestataires qui conservent à l’égard de tout client leurs propres conditions générales ainsi que les responsabilités propres à leur activité aux termes des statuts qui les régissent, de leur législation nationale ou des conventions internationales instituant entre autres dispositions, une limitation de responsabilités. Adonix Event ne pourra de ce fait être tenu responsable des défaillances de ses prestataires qui annuleraient ou modifieraient une prestation pour des raisons techniques.

Article 8 : Conditions d’annulation

Sauf accord spécial, si le Client annule la réservation ou résilie le présent contrat avant l’opération (par courrier ou courriel uniquement), Adonix Event conservera les acomptes versés quel que soit le motif de cette annulation, à titre d’indemnité contractuelle irréductible de résiliation du contrat. Par ailleurs en cas d’annulation de la part du Client, ce dernier devra payer à Adonix Event, au titre de faculté de débit, les frais d’annulation suivants : Entre la date de signature du contrat et 15 jours avant la date de début de la prestation, 40 % du montant total de la prestation seront dus à Adonix Event ; Moins de 15 jours avant l’évènement, 55 % du montant total de la prestation seront dus à Adonix Event ; Dans le cadre d’un événement nécessitant de l’hébergement et/ou la location d’un véhicule de transport et/ou des prestations annexes, en cas d’annulation quelle que soit sa date, si un billet est émis il est non remboursable et les frais d’annulation de locations sont à la charge du client et seront facturé immédiatement après réception de l’annulation du Client.

8.1 Annulation par Adonix Event

Dans le cas où, pour une raison justifiée et indépendante de sa volonté, autre qu’un cas de force majeure, Adonix Event se trouverait dans l’impossibilité d’effectuer une partie ou la totalité d’une prestation prévue, sa responsabilité serait strictement limitée au remboursement des sommes (correspondant à la prestation non réalisée) versées par le Client. Adonix Event peut résilier la prestation de service à tout moment en cas de manquement du client aux obligations prévues aux présentes.

Article 9 : Responsabilité du client

Le client devra indemniser Adonix Event pour tout dommage ou perte, coûts et dépenses supportés par Adonix Event ou un de ses clients, prestataires ou employés et causés par le Client, un de ses invités, agents ou employés qui résulterait de l’organisation de l’événement. La Société se réserve le droit de facturer les frais de remplacement de matériel détérioré ou endommagé par le Client. Adonix Event décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradations…) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels…) apportés par le client ou appartenant aux participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons…).

Article 10 : Assurance

Adonix Event garantit la bonne exécution de la prestation de service dans les conditions prévues aux présentes. Dans le cadre de son activité, Adonix Event souscrit à une assurance Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels dont Adonix Event serait directement responsable (matériel ou personnel mis en cause). Néanmoins, le client est libre de souscrire auprès de la compagnie de son choix à une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation, …) pour couvrir tout incident dont ses participants ou représentants seraient directement responsables.

Article 11 : Force Majeure

Adonix Event ne sera pas tenu responsable en cas de non observation des présentes conditions générales dans la mesure où le non-respect de ces conditions serait dû à une cause de force majeure, notamment mais sans limitation, un incendie, une tempête, une explosion, une inondation ou catastrophe           naturelle,            une        décision gouvernementale, une pénurie de biens, une grève, l’interruption des transports, un accident ou incident routier, ferroviaire, aérien ou maritime, ou de mauvaises conditions atmosphériques en ce qui concerne les manifestations extérieures ainsi que les avaries, les défaillances ou les retards d’un ou plusieurs prestataires, le blocage des télécommunications, le blocage d’Internet, etc. Dans ces cas de figure, le client reste redevable du règlement total de la prestation. Néanmoins, le client est libre de souscrire avant l’événement auprès de la compagnie d’assurance de son choix à une assurance « Annulation d’opération » garantissant les pertes pécuniaires et/ou les frais supplémentaires restants à charge de l’assuré, par suite d’un des événements évoqués dans cet article.

Article 12 : Confidentialité des données

Adonix Event s’engage à ne pas vendre, partager ni divulguer des données personnelles nominatives du client à des tiers en dehors de son propre usage. Cependant,      ces      données      peuvent       être

occasionnellement transmises à des tiers agissant pour le compte de la Société ou en relation avec l’activité de la Société dans le cadre de l’utilisation pour laquelle elles avaient été recueillies à l’origine, auquel cas, ces tiers serons identifiés sur le devis. Le client dispose du droit d’accès et de mise à jour de ses données personnelles nominatives ainsi que du droit de demander leur suppression, conformément à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Le client peut exercer son droit d’accès ou de correction en contactant Adonix Event par courrier à l’adresse : « Adonix Event, 11 Chemin du Vieux Port, 31390 Carbonne, France ». L’obligation de confidentialité prend effet à la date de la prestation de la première prestation de service et est valable pendant une durée de 5 ans.

Article 13 : Propriété intellectuelle

En application des articles L.111-1 et L.123-1 du code de la propriété intellectuelle, la proposition d’intervention de la Société et son contenu restent la propriété exclusive de Adonix Event et ne peuvent en aucun cas être transmis et/ou mis en œuvre par une autre société, un autre prestataire ou par un service intégré du client ou de ses partenaires. Adonix Event est titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur les documents et supports fournis dans le cadre de la prestation de service.

Article 14 : Publicité et droit à l’image

A titre de références et d’actions publicitaires, Adonix Event est autorisée à reproduire ou diffuser tout ou partie de données de l’événement sur son site internet ou sur tout autre support de communication dont elle pourrait faire usage ; en particulier la dénomination sociale du client ou le nom de la marque du client, le logo du client ou de la marque du client, les reportages photographiques et vidéos, les témoignages écrits ou audio. Le Client déclare avoir recueilli les autorisations expresses des tiers figurant dans les données de l’événement, notamment celles des parents ou tuteurs pour les mineurs, et dégager ainsi la Société de tout recours de tiers à son encontre visant à interdire la publication de données de l’événement ou à demander des dommages et intérêts. Par ailleurs, dans le cadre de l’utilisation et de la diffusion par le client de photos, vidéos, extraits écrits ou audio issus de l’événement dont l’organisation a été confiée à Adonix Event, le client s’engage à indiquer systématiquement la mention « Réalisation : Adonix Event ».

Article 15 : Caractère personnel

Le présent contrat est personnel au Client et ne peut être cédé en aucun cas.

Article 16 : Juridiction

Les présentes conditions générales de vente seront régies par la loi française. Tout litige ne sera pris en considération qu’après réception d’une lettre recommandée sous 48h après la livraison. Tout litige auquel pourrait donner lieu l’exécution des présentes sera de la compétence du Tribunal de Commerce de Toulouse. Tout frais et taxes qui en résulteraient ainsi que les honoraires mêmes irrépétibles d’officiers ministériels, avocats ou experts exposés par la Société seront à la charge du Client qui s’oblige expressément à les rembourser, au besoin à titre de dommages-intérêts forfaitairement déterminés.